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会議ルール

投稿日時:2007/04/24(火) 12:41rss

社内で決めた会議ルールです。
「な~んだ。」と、ごくごく当たり前のことが書かれていますが、成分化しておかないと案外忘れ勝ち。

会議室のホワイトボード横のみんなの目に付くところに貼っています。


サワダ製作所 会議ルール



□ 今日の会議のゴールを決める

□ 事前準備をきちんとする
① タイムスケジュールを事前に決める
② 会議の目的が明確で、その判断に必要な資料を適切に揃える
③ 事前に必要な資料を出しておく
④ 会議の内容を事前に通知する
⑤ 会議前の連絡を他部署にも行う

□ 会議メモを中心に、会議レイアウトを事前に会議主催者は決める

□ 時間を守る
① 始終時間厳守(タイムキーパー役を決める)
② 会議開始時間は守る(全てはスタートから)
③ 時間厳守

□ 他者の発言・意見の重視
① 他人の発言をさえぎらない
② 全員がアイディア・意見を出し、アイディアを出す段階では意見を否定しない
③ 出た意見に対して批判しない(意見が出なくなる)

□ 前言撤回あり

□ わかりにくい時は聞きなおす

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コメント


チェックも必要。

木下です。

ルールを決めるだけでなく実行できたかを
チェックする仕組みも必要だとおもわれます。
会議の最後に
「最後に、
今日の会議は事前準備は出来ていましたか?
時間は守れましたか?
」等、挙手程度でいいのでアンケートとり
作成したルールを皆が常に意識出来るように
する等の活動を追加するもの良いかもしれませんね。

ただし、会議のルールはあくまでもダラダラとした会議によって皆の貴重な時間を奪ってしまわないように決められていることでしょうし、重要な内容であったり会議主催者の想定外の流れになれば事前に決めた手順どおりに行かないこともあるでしょう。

決めたルールを守ることも大事ですがそれに縛られすぎて本質を見失わないようにしないといけないですね。

私がコンサルタントに行っている会社では
会議の最初に
「前回までに決まったことの進捗状況」
を必ず行い、決めたことを実行しその状況をチェックすることでPDCAを廻すようにされています。

Posted by kino at 2007/05/07 16:08:00 PASS:

コメントありがとうございます

コメントありがとうございます。
確かにチェックする仕組みも必要ですね。 
まだルール化はしていませんが、前回の研修では会議の終わりに会議内容を「振り返る」作業を行いました。
また会議の始まりにチェック・インという、お互いの今日の状態などを一言話して、会議に参加しやすい状況を作ることも必要に応じて行っています。
どちらも社内に浸透させたいルールです。

Posted by 澤田 浩一 at 2007/05/08 09:14:00 PASS:
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個人プロフィール

同志社大学文学部社会学科社会福祉学専攻を卒業医)松田クリニック・健育研究所に勤務し、デイケアなどに精神科ソーシャルワーカーとして携わった。 ソフトウェアハウス、外資系メーカーにて経理・総務・輸入物流の担当を経た後、2001年(株)サワダ製作所 代表取締役。TOC(制約理論)思考プロセス・ジョナの有...

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