株式会社サワダ製作所

＜質問＞
私は、ある一部上場企業でアルバイトを続けて３年目になります。
この会社では、約２週に１回のペースで担当者によるオフィスのチェックがあります。
ちょっとした事でも怪我につながるような危険な所はないか、机の上は整理されているか、机の下には何も置いていないか。などといったようなチェックがあります。
社員約１００名の方々のデスクを目にしますが、パソコンの画面のまわりがポストイットだらけの人、机の脇に書類が縦横に積み重なっている人、書類が小分けになっている人、とさまざまです。そして、それぞれのデスクに“仕事がはかどるテクニック”が見られます。

そこで、質問です。
経営者の方々のオフィス、とくにデスクまわりはどのような状況でしょうか？
（明治大学商学部　坂野和哉さん）

自分で言うのも何ですが、正直あまり褒められたものではありません。
というか、今から言う基準で言うと悲惨極まりないでしょう（悲）

どこに何があるのかはわかりますが、他人から見ると何がなんだかわからない。

坂野さんのところは2週間に１回、担当者がチェックされているということなので、大変素晴らしいと思います。

ところで３Sという言葉をご存知でしょうか？
３Sは、

整理：要るものと要らないものを分けて、要らないものを捨てる。

整頓：要るものをすぐに取り出せるようにする

清掃：ゴミ、チリ、ホコリ、汚れが一切ない状態を維持する

の頭文字をとった言葉です。

工場などの生産管理で使う言葉ですが、弊社は現在、これに取り組んでいます。

生産の現場では、実際に加工をしている時間以外は付加価値を生んでおらず、ムダであると捉えています。
トヨタのような３Sが進んでいる企業でさえ、9割はムダ、だと言われています。
弊社のような企業では何を言わん哉、です。
オフィスの場合でもきっと同じでしょう。

坂野さんの勤めている会社では、要るものはすぐに出てくるでしょうか？

必要な書類と不要な書類の区分がオフィスの中ではっきりと定義付けられたいますか？

鉛筆やはさみ、ホッチキスなどの備品は瞬時に取り出せますか？

書類が積み重なっていると、取りにくくないですか？

書類の背表紙には誰が見ても何の書類か判りますか？

担当者が不在の場合でも、代わりの人が必要な書類を取り出して対応できますか？

もう何年も使うことのない書類を机の中に置いていませんか？

清掃の習慣はできていますか？　床の上にゴミがあったり、ゴミ箱があふれていませんか？

弊社でも2年ほど前に一度要るものと不要なものと分けましたが、案外使いさしのボールペンが何本も出てくるものです。

早く弊社も事務周りの３Sを進め、定着させたいとと思っています。