株式会社サワダ製作所

＜質問＞
効果的な仕事の割り振り方や任せ方について、ご意見をお聞かせください。
（東京大学2年　山口洋平さん）


官僚組織は仕事の標準化がきちんとなされ、定められたマニュアルに従って効率的な業務を遂行する、極めて機能的な組織です。


中小企業の多くは、そのような標準化に十分対応しているわけでもなく、
また「適材適所」ができるような十分な人材がいるわけでもありません。


だから効率的な仕事の割り振りや任せ方などの方程式は存在せず、
日々汗を流しながら働いている、というのが現状です。


トップは会社の置かれている外部環境や、
自社の持っているリソース（モノ、人、金、情報）、
会社の将来あるべき姿を見ながら、

部下に教示的に指示したり、
あるいは考え方を説得し、疑問に応えながら説得してみたり、
時には一緒にコトを進めたり、
任せられるなら仕事そのものを委任してみたりと、
日々いろいろ工夫しながら、メンバーの能力を発揮できるよう努力するしかないと思います。

ホウレンソウ、
報告、連絡、相談・・・・仕事の基本です。



でも報告ひとつにしても案外難しいところがある。


例えば一つの仕事を与えても、
「わかりました。仕事が回るよう残業してでもがんばります」
と
「わかりました。この仕事をします。でも残業は毎日発生しますので了解してください。」
というのではニュアンスが異なる。


前者であれば、がんばって創意工夫して効率的に仕事をしてくれるのだろう、
と感じるし、
後者であれば、残業が毎日発生する、というコスト面の課題に目が行く。



報告ひとつで上司の判断も変わってくる。

今年入社したNさんは毎日、OJTで日々学んだことをA4サイズの日報に書き込んでいます。
この半年でファイル2冊分、




（研修日報ファイルの中味）





この研修日報も目次を付けて整理すれば、資材課で共有して使える立派な業務マニュアルになります。

（マニュアル化した研修日報）




個人に責任を与えて日々の業務をまかせることは、モチベーションも上がり各個人が工夫を凝らすことで仕事の質もあがります。
ですが個人まかせになってしまい、そこで得られたノウハウも中々部内や他部署にも共有されません。
必然、新人の教育訓練も先輩の背中を見て･･･、ということになります。
そこで上記の方法を取ることで、業務内容が整理でき、見える化につながります。



ただしこの方法の課題は、
・ 研修が終わり業務に慣れてくると見直すことがなくなること
（いつの間にかホコリをかぶってしまう）、
・ 研修期間以降に得た業務のノウハウが部内で共有化できなくなること


社内業務の見える化を進め、業務ノウハウを共有化する工夫が全社的にもいるのでしょう。

先日、弊社で行われた「ファシリテーターを用いた相互学習型会議の研修」についてのふりかえりをコンサルタントの方とともに行いました。

研修を行って良かった点は、
　　　・会議で遠慮なく意見・アイデアが言える雰囲気がある、
　　　・会議が新たな情報、考え方にふれる学びの場になっている、
　　　・会議の討議の中で、自分の考え方、コミュニケーションのくせに気付いた、
　　　・メンバーの会議への満足度が向上した、
などが挙げられました。

一方、今後の課題としては、
　　　・社内で決めた会議ルールの定着化を行うこと、
　　　・会議での課題解決で、より高次元な解決方法が導き出せるような工夫がいること、
などが挙がりました。

ひとりのカリスマ経営者の力ではなく、社員がチエと力を合わして、効率的に経営課題に取り組んでいく、これが弊社の理想とする姿です。

今回の参加メンバーの多くが引き続きファシリテーターの訓練を受けようとしていてくれるので、これは弊社にとっても大きな力であり、希望です。
スカイプなどの会議のためのインフラを利用したり、ファシリテーターを使った会議手法への研鑽を深めていくことで今後も高い目標を達成できればと思います。

社内で決めた会議ルールです。
「な～んだ。」と、ごくごく当たり前のことが書かれていますが、成分化しておかないと案外忘れ勝ち。

会議室のホワイトボード横のみんなの目に付くところに貼っています。

サワダ製作所　会議ルール

□　今日の会議のゴールを決める

□　事前準備をきちんとする
①　タイムスケジュールを事前に決める
②　会議の目的が明確で、その判断に必要な資料を適切に揃える
③　事前に必要な資料を出しておく
④　会議の内容を事前に通知する
⑤　会議前の連絡を他部署にも行う

□　会議メモを中心に、会議レイアウトを事前に会議主催者は決める

□　時間を守る
①　始終時間厳守（タイムキーパー役を決める）
②　会議開始時間は守る（全てはスタートから）
③　時間厳守

□　他者の発言・意見の重視
①　他人の発言をさえぎらない
②　全員がアイディア・意見を出し、アイディアを出す段階では意見を否定しない
③　出た意見に対して批判しない（意見が出なくなる）

□　前言撤回あり

□　わかりにくい時は聞きなおす