株式会社サワダ製作所

2月に入ってから各部署の目標もいよいよスタートし、あちこちでミーティングや勉強会が行われています。

その中で気になるのが会議の仕方。
各部署それぞれ、コミュニケーションをうまく取りながら会議はできていますが、気になる点もいくつかありました。


・事前に会議の議題（Agenda）が伝えられ、前もって読むべき資料は出されているだろうか？
・会議の冒頭に、会議の目的、進行方法などの同意は得られているだろうか？
・会議をするときに座る位置が進行役の死角になるような位置になっていないだろうか？
・会議でのメンバーの役割（リーダーや進行役、書記）が明確になっているだろうか？
・途中でいつの間にか進行役が変わっていないだろうか？
・会議の途中にメンバーの一部がミニ会議を開いて、議題から外れていないだろうか？
・出席者全員がしっかりと話せただろうか？
・会議の終了後、みんなの頭が冷めないうちに議事録は配られているだろうか？
などなど


上げれば切りがありませんが、もっと生産的な、効率的な会議のやり方があると思うのですが････。

ということで、2月末辺りに、LLPチーム経営研究所の博野先生をまねいて会議をうまくするための研修を行おうと思っています。

＜質問＞
社内の雰囲気を良くするために心がけていることを教えてください。
(聴講生　松木典佳さん)


心がけている、というのか、これから取り組みたいと思っていることを今日はお話します。

今までは何かあると大体は管理職（課長職以上）のみで集まって決めていました。
でも現在は３０代を中心とした中堅が育ってきており、全社的にいろいろな取り組みをしようとしています。

そうなってくると少数の管理職のみが集まって･･･、というわけにはいきません。
各部署が自主的にいろいろな会議を開いて、コトを進めようとしています。

そこで大事なのが「どのように会議を進めたら良いか」、ということ。

会議の中で話し合う目標についてみんなが共有できなくてはなりません。
会議の中ではオープンなコミュニケーションが行われなければなりません。
またメンバーがお互いの知識を開示し、お互いに学びあうことが大切です。
さらに会議での決定は明確でメンバーが納得感をもてなくてはいけません。


今年はこういった会議の仕方について、職長（係長）以上を対象に会議のやり方の勉強会をしようと思っています。
例えば、会議で話された内容を板書して、メンバーがお互いの発言内容を確認できるようにする、とか。

板書も一見簡単なようですが、結構コツがあったりするので学ぶ必要があります。

と、言うことで、先日ＬＬＰチーム経営研究所主催のファシリテーション実践研究会で会議メモの取り方（「ファシリテーショングラフィック」と言うそうです）について勉強してきました。
（詳しくはチーム経営研究所の博野さんのブログへ）

こう言った取り組みも社内の雰囲気を良くする取り組みの一つだと思っています。

今年も残り少なくなりましたが、現在、各部門長と来年度の目標について話し合っています。

全体の方向を決めて、現場の意見と出来るだけ摺り合わせをしながら細かな目標を立てたい製造部長、
事前に部内で充分話し合って、目標をぶつけてくる営業課長、
各人やり方は異なりますが、みんな前向きです。

来年は、生産面で３Sを更に推し進め、リードタイムの短縮に繋げたいし、
営業はもっと戦略的に攻めの営業に切り替えていきたいと思います。

今から来年が楽しみです。

ＩＳＯ９００１を取得すると、必ず行わないといけないのが、このマネジメントレビュー。

ＩＳＯ９００１の要求事項には
「組織の品質マネジメントシステムが、引き続き適切で、妥当で、かつ有効であることを確実にするために、あらかじめ定められた間隔で品質マネジメントシステムをレビューすること、」
とあります。

平たく言えば、弊社が作り上げた品質マネジメントの”仕組み”がちゃんと動いているか、見直すところはないか、さらに良い仕組みにするためにはどうしたら良いか、をみんなで話し合ってきちんと”反省会をしましょう”、というのがマネジメントレビューです。

弊社では毎年1回、このマネジメントレビューを行うことになっていますが、今年も係長以上が集まって行いました。

・今年の目標の達成度合いはどうであったか、　
・目標でうまく行かなかったところはどこか、
・目標の設定の仕方は適切だったか、
・お客様の満足度はどうであったのか、
・社内の設備で改善すべき課題は何か、
・社員の教育訓練の達成度合いはどうであったか、
・問題が起きたときの是正処置は有効であったかどうか、
などなど、ひとつひとつチェックしていきました。

こうした細かなチェックが来年に生かされていきます。

机のデスクマットを取ってみた。



今まではちょっとした書類を挟んだりしていたが、良く考えると見ないものもあるし、机の上がゴチャゴチャした感じで汚い。
デスクマットを取ることで必要な紙はいつでも取り出せるように自分で片付けるようになるし、汚れれば机を拭いて、ついでに片付けもするようになる。



しばらくすると隣の席、もう一つの席とマネしはじめました。
事務所の３Ｓを行う下地が出てきたようです。